個人事業主(アフィリエイト)の青色申告用の領収書・売上・クレジットカード明細の簡単保管方法

あなたが個人事業を始めると、個人事業のためにさまざまなものを購入したり、セミナーに参加したりとか、書籍を購入したりとかしますよね。こういったときには、必ずといっていいほど領収書がでますよね。

しかし、この領収書の数も月を重ねるごとに増加してきたり、古い領収書をみても、いったい何の領収書だったか忘れてしまったりということがありませんか。

また、よく、あることですが、重要な了承書がなくなって、なかなかみつからなかったりと領収書の管理は大変なことですよね。

そんなあなたの領収書の簡単保管管理方法

個人事業には、青色申告のために領収証の管理に加えて、売上高、クレジットカード使用データ、個人事業用銀行口座のデータの管理も必要になってきます。

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・ 基本的には、月ごとに簡単に管理できることが大事

・ なにも考えずに、さっと管理できること

以上の二つが満たされていれば、どんなにずぼらな人でも簡単に4種のデータの保管管理ができてしまいます。

簡単な保管管理方法

1) まず、本年用のポケット袋つきのA4のファイルを2冊用意

ポケットの数は、20枚ぐらいの薄いものが、お勧めです。100円ョップで売っています。いろんな種類があると思いますが、できるだけ薄いのが理想です。勿論、量が多いと思う場合は、4冊購入するということでもいいです。

・ 次に、ファイルの見出しに、当年度と領収書、売上高とつけます。

基本的には、青色申告の場合は、長期に渡って保存する義務があるので、年度がわかることと領収書や売上高などが分かるようにすることが必要です。特に、銀行口座など通帳がある場合は、問題ないですが、通帳のないネット専門の銀行コザを利用している場合には、印刷して保管しておくことが重要になってきます。1年程度分の印刷は可能になっていることがおおいですが、複数年だとデータの印刷ができないということも考えられます。

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そのため、毎月の月末にデータの印刷をして保管することを進めます。勿論、クレジットカードの使用明細も同じです。

・ 2冊目は、年と預金口座、クレジットカードと記載

2) 保管方法

1冊で、二つデータを管理します。具体的には、前側からと後ろ側からで分けて管理していきます。特に、領収書は多いと思われますので、前側から管理していきます。一番最初の袋に1月分、次の袋に2月分という風に12月分まで管理できるようにします。

売上データは、ネットからの収入だと月ごとの売上を袋の両面で管理することができます。例えば、1月と2月を一つの袋でという風にですね。もし、このような方法がとれないほど、売上の種類がある場合は、ファイルを別にする方法もあります。管理方法は、同じように行います。

個人事業用銀行口座、個人事業用クレジットカード使用明細のデータも別のファイルで前側と後ろ側で区別して管理していきます。管理の方法は、領収書の管理方法と同じです。

3) 具体的な保管管理方法

基本的には、領収書などは、整理せずに、1月分なら1月分の袋部分に入れていきます。

ただし、領収書には、詳しい明細が載っていない場合がおおいので、領収書の空きの部分にメモを必ず残してください。メモがないと後で何の領収書か分からなくなってしまうことがあります。

メモ書きができたら、とにかく、該当する月の袋にいれていきます。領収書については、あまり、個人事業用かどうかの判断を真剣にする必要はありません。勿論、明らかにプラベート商品だとおもわれるものは、対象にしません。

・ 他の残りの売上高、個人事業用銀行口座、個人事業用クレジットカード使用明細も領収書と同様な方法で月単位に袋にいれていきます。

以上の方法をとれば、2冊の薄いファイルで1年分のデータの管理ができます。

何故、ファイルの数を2冊にしたかというと何年分ものファイルを保存しなければならないので、保管管理が楽な方法だと考えるからです。あわせて、あまり、深く考えずに各種データが保管管理できるメリットがあります。とにかく、青色申告のために極力時間をとられるのを防ぐ効果があります。

4) 領収書の帳簿付けを行う前の管理

領収書は、月単位に袋にいれているだけで、領収書そのものの費目の仕分けや日にち単位のソートもしていません。とにかく、いったんは、すべての領収書をなくさないようにすることが目的です。

しかし、帳簿付けには、日付の順や費目で分かれていたほうが、簡単に帳簿付けができます。

ここで、初めて、領収書を費目単位に分類します。そして、費目ごとの領収書を日付でソートして、それぞれを費目単位にホッチキス止めします。

このような状態から、費目ごとに一枚づつ、費用の帳簿つけをおこなっていきます。領収書に記載してあるコメントもできれば記載すると良いでしょう。

帳簿付けが終了した領収書に済のマークをつけると二重に帳簿付けを防ぐごとができるので、面倒でなければ実践してみてください。

まとめ

個人事業の領収書のデータの保管方法は、できるだけ、考えずに保管できること。年ごとに管理できること。複数年のデータの管理がしやすいこと。

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