個人事業主、青色申告の帳簿の種類ごとに7年の保存期間がある。保存を忘れると青色申告を取り消しも!追徴課税も!

個人事業主として、初めて青色申告をした場合に、よく忘れることがあるのが、税務署に提出した書類以外に保存しなければいけない書類があるということです。しかも、それぞれの書類の保存期間が決まっています。最長7年から5年です。

確定申告を申請したら、これらの帳簿を必ず印刷して保存してください。期限は、面倒なので、7年間保存するようにしましょう。

この理由は、税務調査は、7年間にさかのぼって調査することができるからです。もし、仮に、帳簿が保存されていないと、青色申告を取り消されて、さかのぼって、追徴課税が課せられるので、本当に重要です。

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もちろんすべての帳簿を7年間保存する必要はなく、青色申告承認申請書に記載した帳簿で十分です。このほかに、領収書の保存も必須になります。基本的には経費の可能性のある領収書は、保存しておきましょう。

万が一、税務調査で費用として認められない場合の対策として役に立つ可能性があります。

さて、帳簿や書類の保存期間とは

1) 決算書類:7年間保存

・ 貸借対照表

 個人事業主の場合には、12月31日の決算時点などやある一時点でのあなたの財務状態を表すものです。損益計算書と並んで重要な財務諸表になります。

 毎年の決算日(12月31日)をその区切りとして賃借対照表として作成します。資金を調達する源泉のことで誰にお金を返さなくてはならないかということを右側(貸方)、資金の運用形態、お金を何に使ったか、を左側(借方)に記入します。

 さらに右側の部分は返済が必要な部分とそうでない部分とに分かれます。右側で、返済の必要があるものは負債、その必要のないものは資本と呼びます。左側の部分は資産と呼び、あなたの個人事業の財産を表します。このように貸借対照表は、資産、負債、資本の3つの部分に大きく分けられます。これに関連して、資産=負債+資本という貸借対照表等式が成り立ちます。

非常に重要な書類になります。

・ 損益計算書

 損益計算書とは、あなたの個人事業の区切りとして1年を1単位と考えた時、1単位期間(1月1日から12月31日)当たりのあなたの経営状況を示すものです。つまり、あなたの個人事業が、上手くいっているのかそうでないかの判断材料として使用することができる非常に重要な書類になります。

あなたの個人事業の経営状況を明確にするため、1年間(1月1日から12月31日)のすべての収益とこの収益を上げるために使用した費用を記載してあなたの個人事業の収益性示したものです。

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2) 帳簿:7年間保存

・ 総勘定元帳

 総勘定元帳とは、あなたの個人事業の資産,負債,資本,収益,費用に関する勘定項目が多くなってくることがあります。そこで、これらの勘定項目のすべてを一つの勘定体系のもとで処理するのが難しので,同様な項目の勘定を集めることによって処理することがあなたの個人事業の経営状態をわかりやすくすることになってきます。そして、一つの勘定項目ごとに集めて単一の勘定として処理した勘定を総勘定元帳といいます。具体的には、現金単位や預金単位などがあります。

・ 仕訳帳

仕訳帳とは、複式簿記で、売上や消耗品の購入、調査のための交通費、インタネット費用やプロバイダー料金などすべての取引をその発生順に仕訳・記入し、元帳の各勘定口座へ転記するための帳簿のことをいいます。 

・ 現金出納帳

現金出納帳とは、現金の使用や現金の追加などをあなたの個人事業の経過順に記帳した帳簿をいいます。

・ 預金出納帳

預金出納帳とは、預金口座からのお金の出し入れを日付順に記帳した帳簿をいいます。

・ 売掛帳

売掛帳とは、売上が上がっているが、実際には、売上金の収入が入っていない状態を表した帳簿をいいます。

・ 買掛帳

買掛帳とは、取引先ごとに、買掛に関する日々の取引や残高を記入、管理する帳簿のことをいいます。

・ 経費帳

経費帳は経費について科目ごとに書き記す帳簿で、経費帳は簡易簿記に区分されています(複式簿記ではありませんので念のため)。

・ 固定資産台帳

固定資産台帳とは、固定資産を、その取得から減価償却計算、そして、売却や除却といった処分に至るまで、その経緯を個々の資産ごとに管理するための補助簿をいいます。

3) 現金、預金などの取引書類:7年間保存

・ 領収書

あなたが個人事業の収益を上げるために購入した費用や調査のために使用した交通費、インタネット費用やプロバイダー料金などすべてについての使用した金額が記載されたものを領収書といいます。勿論、領収書のないものもありますが、その場合には、出金伝票を使用して、領収書のかわりにします。

・ 預金通帳

あなたの個人事業のためのお金をかんりする銀行座をいいます。

以上述べた帳簿は、基本的に青色申告のために必要な帳簿になっていますが、すべての帳簿を保存する必要はなく、例えば、あなたが、青色申告ソフトを使用しているのであれば、そのソフトで出力できる帳簿を保存するだけでいいですよ。

勿論、最初に、青色申告承認申請書に記載した帳簿だけでもかまいません。

しかし、領収書は、どんな場合でも保存しておいてほうがよいでしょう。

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